-紙の請求書から脱却電子印鑑のご案内-

緊急事態宣言が発令されて以降、自宅での勤務が推奨されておりますが、
厚生労働省の調べではテレワーク実施企業は３割未満で過半数の企業が過半数の企業が未実施の状況です。

それはなぜでしょうか？

出勤しないとできない紙の業務や紙を扱う業務が多く残っていたことが大きな要因とわかっています。
見積書や請求書の押印のために出勤したという経験はありませんか？

紙を扱う業務を減らし、電子化することでテレワークの促進ひいては業務プロセスの効率化につながるからです。
電子化とはどういうことなのでしょうか？

パソコンで作成したファイル(見積書や請求書など)
に直接捺印の可能なデータのことです。

電子データなので一度作成すれば、劣化せずいつまでも利用できます。
使い方も画像を貼り付ける容量と全く一緒でとっても簡単です。

パソコンで作った書類にそのまま印鑑を押せる

請求書や見積書はパソコンで作成し、印刷してから押印する方が多いと思いますが
電子印鑑を導入すれば、印刷した時に印鑑を押したような状態でプリントアウトされます。
その都度、印鑑を押す手間が省け、作業効率がアップします。

印刷せずに印鑑を押した書類をメールに送信できる

例えば見積書を取引先にメールで送る場合、みなさんはどうしていますか？
おそらく「PCで書類作成→印刷→印鑑を押す→スキャン→メール送信」
という手順だと思います。FAXで送る場合も同じだと思います。
電子印鑑を導入すれば、パソコンで作った見積書にそのまま押印できるので
「書類作成→メール送信」と２ステップで済みます。
以外と面倒な「印刷→を押す→スキャン」
の３つの作業が省略でき、作業効率が上がります。

書類の送付コスト削減

金銭的にも大きなメリットがあります。
毎月、見積書や請求書を取引先に郵送している方にとって朗報です。
書類をメールで送れるので、郵送料、紙代、インク代、封筒代が節約できます。
郵送料80円、封筒代20円、インク代６円、紙代４円＝合計110円
一件の請求書につき110円の節約ができます。
毎月20通の書類を送る場合、毎月2200円。年間26400円が節約できます。